В Україні вдосконалили процедуру підтвердження трудового стажу за відсутності трудової книжки, помилок у реєстрах та в разі недоступності архівів
Від 2 серпня набув чинності Закон «Про внесення змін до Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” щодо підтвердження страхового стажу». Цей документ запроваджує додаткові механізми для підтвердження стажу, необхідного для призначення або перерахунку пенсій. Це особливо актуально, коли в електронних системах бракує відомостей про стаж особи, її заробітну плату та сплачені страхові внески, або ж такі дані є неповними чи неточними. Також передбачено порядок дій для підтвердження стажу після втрати неоцифрованої паперової трудової книжки, дані з якої не були перенесені до електронних систем, а також для врахування стажу громадян, чиї трудові архіви були знищені або залишилися на тимчасово окупованих територіях.
ЩО РОБИТИ, КОЛИ ДАНИХ ДЛЯ ПРИЗНАЧЕННЯ ПЕНСІЙ НЕ ВИСТАЧАЄ
Раніше пошук «втрачених» даних для підтвердження страхового стажу при призначенні чи перерахунку пенсії покладався виключно на саму застраховану особу. Відтепер Пенсійний фонд України (ПФУ) виступає не лише як орган, що приймає рішення, а й як активний помічник у пошуку необхідної інформації. ПФУ не тільки призначатиме пенсії на підставі наявної документально підтвердженої інформації, але й отримає право самостійно запитувати дані з державних реєстрів: Державного реєстру фізичних осіб – платників податків, Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, а також інших державних електронних баз даних. Метою цих запитів є підтвердження стажу особи, розміру її заробітної плати та сплати страхових внесків (як самою особою, так і її роботодавцем).
Важливо: Якщо в державних реєстрах міститься повна інформація про трудову діяльність особи, жодних додаткових паперових довідок від неї вимагати не будуть, оскільки її стаж буде підтверджено автоматично. Це стосується і громадян, чиї трудові архіви було знищено або вони залишилися на тимчасово окупованих територіях: відтепер їхній стаж для призначення пенсій може бути підтверджений на основі даних державних електронних реєстрів та інформаційних систем.
Однак, якщо виявиться, що для перерахунку чи призначення пенсії бракує певних відомостей, Фонд більше не матиме права просто відмовити особі. Натомість, він зобов’язаний поінформувати її про відсутність конкретних даних, роз’яснити, де ці дані можна знайти або як їх відновити, і надалі сприяти в отриманні необхідних документів.
Важливо: Пенсійний фонд України зобов’язаний повідомити особу (зокрема, через особистий кабінет на порталі ПФУ) про відсутність у державних електронних реєстрах даних, необхідних для призначення чи перерахунку пенсії. Для вирішення питання особа повинна або надати потрібні документи до територіального відділення Фонду, або завантажити їх онлайн через той самий електронний кабінет.
ЯК ДІЯТИ В РАЗІ ВТРАТИ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
Закон передбачає альтернативні трудовій книжці методи підтвердження страхового стажу. До них належать інші документи:
● Довідки, складені на підставі даних з інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних систем підприємств, установ та організацій;
● Витяги з наказів, особові рахунки та відомості про видачу заробітної плати;
● Документи, що підтверджують банківські транзакції щодо нарахування (виплати) заробітної плати;
● Посвідчення, характеристики;
● Письмові трудові договори та угоди з відмітками про їх виконання;
● Будь-які інші документи, що містять відомості про періоди роботи;
● Інші документи, видані за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Ще один спосіб підтвердити стаж – це показання щонайменше двох свідків, які були знайомі з заявником по спільній роботі.
Також існує можливість звернення до суду для встановлення періоду перебування у трудових відносинах та характеру роботи, яку виконувала застрахована особа. Останнє є важливим і в разі знищення трудових архівів або їх знаходження на територіях, тимчасово непідконтрольних Україні.
Важливо: Закон дозволяє зараховувати до страхового стажу особи навіть ті періоди, коли роботодавець не сплачував за неї Єдиний соціальний внесок (ЄСВ).
Проте, це можливо за наявності кількох умов:
1. Особа працювала офіційно – на умовах трудового договору, контракту або за іншими законними підставами;
2. Роботодавець-страхувальник має офіційно визнану заборгованість з ЄСВ за відповідний період;
3. Роботодавець своєчасно подав звітність, яка підтверджує нарахування ЄСВ за працівника в сумі, не меншій за встановлений законодавством мінімальний страховий внесок.
ЯК ДІЯТИ, ЯКЩО ПІДПРИЄМСТВО БУЛО ЛІКВІДОВАНЕ
Окреме питання – це підтвердження стажу роботи на вже ліквідованому підприємстві. Це стає особливо проблематичним, якщо робота відбувалася у «доцифрову епоху», до 2000 року, коли дані про сплачені страхові внески почали вносити до електронних реєстрів. Ситуація ускладнюється тим, що частина або всі архіви деяких таких підприємств могли бути втрачені або стали недоступними.
«У таких випадках існує кілька реальних способів підтвердити стаж», – пояснює консультантка з питань бухгалтерського обліку та оподаткування Олена Афоніна.
Перший спосіб – звернення до архівів або правонаступника. Документи ліквідованих підприємств зазвичай передаються до державних архівів, архівів місцевих рад або до підприємств-правонаступників. Для пошуку відповідних відомостей необхідно подати письмову заяву із зазначенням своїх даних, періоду роботи та займаної посади (посад). На підставі наявних документів архів повинен видати довідку, що підтвердить стаж.
Другий варіант – показання свідків. Якщо жодних документів не збереглося, законодавство дозволяє підтверджувати стаж за допомогою свідчень осіб, які працювали разом із заявником або можуть підтвердити факт його роботи. Йдеться про колег, керівників чи інших осіб. Свідки повинні мати записи у своїх трудових книжках за той самий період, який вони посвідчують. В іншому разі їхні свідчення можуть бути не враховані.
Третій шлях – використання інших документів. Підтвердити стаж можуть накази про прийняття на роботу чи звільнення, особові справи, розрахункові відомості, довідки з податкових органів, платіжні документи щодо нарахування та виплати заробітної плати або дані фондів соціального страхування.
«У поєднанні з новими нормами щодо електронних реєстрів, ці механізми формують більш гнучку систему, де навіть за складних обставин – війни, втрати документів чи ліквідації підприємств – людина не залишається без можливості підтвердити свій трудовий шлях та отримати належну пенсію», – підсумувала Афоніна.
Підготував Владислав Обух, Київ
Пенсія Пенсійний фонд Пенсійний вік Страхування Зарплата Трудові книжки